Informacje organizacyjne dla Wystawców

1. Dane kontaktowe, terminy montaży, demontaży i godzin otwarcia targów.

Montaż stoisk:

  • z zabudową indywidualną: 15-16 stycznia w godz. 8:00 – 22:00
  • z zabudową realizowaną przez Ptak Warsaw Expo: 16 stycznia w godz. 8:00 – 22:00

Demontaż stoiska:

  • 20 stycznia – 17:00 – 22:00
  • 21 stycznia – 8:00 – 22:00

Godziny otwarcia Targów 17 – 19 stycznia:

  • Dla Wystawców – 9:00 – 18:00
  • Dla Odwiedzających – 10:00 – 17:00

2. Ważne informacje techniczne PTAK WARSAW EXPO (PWE): podłączenia prądu, wody, Internetu, dopuszczalne obciążenie powierzchni ekspozycyjnej, maksymalna masa elementów podwieszanych, maksymalna wysokość zabudowy

Podłączenia elektryczne:
Wystawca ma obowiązek zamówić odpowiednią moc przyłączy elektrycznych, niezbędną do zasilenia wszystkich urządzeń elektrycznych wykorzystywanych na stoisku.
Suma mocy urządzeń i oświetlenia na stoisku będzie podstawą do zapewnienia odpowiedniej mocy przyłączy.

Podłączenia wodne:
Wystawca ma obowiązek zamówić podłączenia wodne w ilości odpowiadającej ilości podłączonych maszyn i urządzeń na stoisku. Zabronione jest podłączanie więcej niż jednego urządzenia lub zlewu do jednego przyłącza wodnego (dotyczy zarówno dopływu jak i odpływu). Niedopuszczalne jest stosowanie rozdzielni i rozgałęzień na kilka urządzeń.

Charakterystyka podłączeń na terenie PWE:

Podłączenia elektryczne:

  • dostarczamy w przedziałach mocy (w kWh) określonych w formularzu zamówień Organizatora
  • prąd trójfazowy dostarczany jest od 9 kW
  • wystawcy zamawiający prąd trójfazowy proszeni są o określenie rodzaju gniazda (16 A, 32 A, 63 A) oraz poboru mocy maszyny/urządzenia podłączanego na stoisku, Wystawca/podwykonawca zabudowy zobowiązany jest do dokładnego określenia na projekcie miejsca wyprowadzenia poszczególnych przyłączy.

Podłączenia wodne:

  • dopływ – średnica przewodu 0,5 cala, zakończony zaworkiem
  • odpływ zlew – przewód 1 cal
  • odpływ urządzenia/maszyny – przewód PCV, średnica 2 cale

Podłączenia Internetu – podłączenie kablowe lub Wi-Fi (w zależności od potrzeb Wystawcy)
Jedno podłączenie Internetu jest przypisane tylko do jednego komputera.

MAKSYMALNE OBCIĄŻENIE 1 m2 POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ: 2,5 T/m2 I KANAŁÓW MEDIALNYCH: 500 kg.

DOPUSZCZALNA MAKSYMALNA MASA ELEMENTÓW PODWIESZANYCH: 50 kg/1 punkt*

* Wszelkiego rodzaju podwieszenia są każdorazowo uzgadniane z konsultantem technicznym. Zawieszenie elementu klienta do stropu Hali jest możliwe tylko po przekazaniu wymaganej dokumentacji (oświadczenie dotyczące podwieszania elementów, podkład stoiska wraz z projektem i zaznaczonymi miejscami podwieszeń, dokumenty atesty/producent dotyczące konstrukcji Trilock/Quadrolock ewentualnie innej, czy własnej konstrukcji do którego będą podwieszane elementy – nie później niż na 40 dni przed rozpoczęciem imprezy oraz po uzyskaniu zgody Organizatora.

MAKSYMALNA WYSOKOŚĆ ZABUDOWY STOISK INDYWIDUALNYCH: zgodnie z planem technicznym stoiska otrzymanym od Organizatora.

3. Informacje dotyczące procedur odbiorów stoisk, powierzchni oraz zasad bezpieczeństwa na terenie PWE

Miejscem odbioru stoisk jest Punkt Technicznej Obsługi Wystawców zlokalizowane na terenie PWE.

Zamówienia dodatkowe lub zmiany w zabudowie stoisk wykonanych, będą realizowane w miarę możliwości, w dniu odbioru stoisk.

Aranżacja stoisk przez Wystawców odbywa się w dniu odbioru stoisk.

Zgodnie z regulaminem targów, do dekoracji stoiska mogą być stosowane wyłącznie materiały niepalne lub zabezpieczone środkami ognioochronnymi do stopnia trudnozapalności.

Materiały impregnowane przeciwogniowo muszą posiadać aktualny atest przeciwpożarowy.

Wystawca zobowiązany jest przedstawić w Punkcie Technicznej Obsługi Wystawców aktualne atesty potwierdzające stopień trudnozapalności, niepalności użytych materiałów.

Na terenie PWE obowiązuje całkowity zakaz palenia, wnoszenia i stosowania butli gazowych, również typu turystycznego.

Dekoracje użyte na stoisku nie mogą uszkodzić ścian i podłogi PWE, dlatego zabronione jest opieranie o ściany elementów metalowych, szklanych lub mebli bez odpowiedniego zabezpieczenia.

Wystawców dekorujących samodzielnie stoiska obowiązuje zakaz wbijania, wkręcania gwoździ, śrub i pinezek w ściany.

W przypadku uszkodzenia elementów zabudowy stoiska Wystawca będzie obciążony kosztami wymiany lub naprawy uszkodzonego elementu.

Pozostawianie elementów wystawcy na stoisku:

Zgodnie z regulaminem Targów, wywóz eksponatów oraz likwidacja ekspozycji na stoisku, przed zakończeniem Targów jest zabronione.

Demontaż elementów stoiska odbywa się w godzinach określonych przez Organizatora. Wystawcy zobowiązani są do usunięcia wszelkich dekoracji użytych na stoisku (eksponaty, tablice reklamowe, bannery, plakaty wraz z taśmą dwustronną, kolorowa folia na modułach zabudowy) oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą (stoisko) do stanu z dnia przekazania przez Organizatora.

UWAGA!!!

W przypadku uszkodzenia modułów stoiska lub pozostawienia na stoisku elementów dekoracji (grafiki), Wystawca będzie obciążony kosztami renowacji lub czyszczenia modułów stoiska.

Organizator nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie mienia Wystawcy nieusuniętego w terminie z terenu Targów przez Wystawcę.
Na terenie PWE obowiązuje całkowity zakaz używania otwartego ognia, maszyn typu szlifierka czy spawarka, jak również narzędzi pylących bez odkurzacza wyciągającego.

Miejscem odbioru powierzchni wraz z zamówionymi przyłączami jest Punkt Technicznej Obsługi Wystawców zlokalizowane na terenie PWE.

Odbiór powierzchni wraz z podłączeniami mediów pod zabudowę stoiska odbywa się w dniu rozpoczęcia montażu na podstawie Protokołu odbioru powierzchni wystawowej

Osoba odbierająca powierzchnię jeśli nie jest to Wystawca (np. wykonawca zabudowy) powinien posiadać podpisane przez Wystawcę oryginał upoważnienia podpisanego i opieczętowanego przez Wystawcę. Osoby upoważnione przez Wystawcę do wykonania zabudowy w celu swobodnego poruszania się po terenie Targów powinny posiadać identyfikatory techniczne, które będą dostępne w Punkcie Technicznej Obsługi Wystawców. Identyfikatory techniczne należy uzupełnić danymi osób upoważnionych do montażu stoiska.
Identyfikatory techniczne ważne są tylko w trakcie montażu i demontażu i nie upoważniają do wstępu na Targi w trakcie trwania imprezy.

Stoiska, ich wyposażenie i dekoracja muszą być wykonane wyłącznie z materiałów niepalnych lub zabezpieczone środkami ognioochronnymi o odpowiednim stopniu trudnozapalności. Wystawca zobowiązany jest przedstawić Organizatorowi stosowny atest potwierdzający stopień palności materiałów.
Skan lub kserokopię atestów należy przesłać do Organizatora wraz z projektem architektonicznym stoiska na 40 dni przed rozpoczęciem Targów.
Wykonawca zabudowy stoiska zobligowany jest do usunięcia ze stoiska oraz ciągów komunikacyjnych wszelkich odpadów, i elementów pozostałych po budowie.
Wykonawca zabudowy jest zobligowany do wykończenia lub wysłonięcia, każdej ściany przylegającej do sąsiedniego stoiska i będącej wyższą niż 2,4 m, w sposób estetyczny, w kolorze białym. Wysłona powinna być wykonana z materiałów nieprzeźroczystych.

Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za ewentualne straty lub uszkodzenia wynikłe z niewłaściwego użytkowania powierzchni oraz pomieszczeń i urządzeń PWE przez pracowników własnych lub firmy wykonującej zabudowę stoiska Wystawcy.
Pracownicy wykonujący instalacje elektryczne muszą posiadać aktualne zaświadczenia SEP w zakresie eksploatacji urządzeń elektrycznych.

Wystawca dokonujący zabudowy powierzchni wystawienniczej samodzielnie lub za pośrednictwem wynajętej firmy zewnętrznej zobowiązany jest:

  • podać nazwę i adres firmy wykonującej zabudowę stoiska,
  • upoważnić wykonawcę zabudowy stoiska do protokolarnego przejęcia powierzchni wystawienniczej pod wykonanie zabudowy
    targowej,
  • przekazać projekt architektoniczny, elektryczny i wodno-kanalizacyjny stoiska do zatwierdzenia przez Organizatora na 40 dni przed rozpoczęciem targów,
  • uzyskać zgodę na wykonanie ww. instalacji technicznych.
  • przesłać upoważnienie oraz oświadczenie wykonawcy, wraz z atestami potwierdzającymi, że użyte materiały do budowy stoiska są niepalne
  • przesłać pełną dokumentację dotyczącą podwieszanych konstrukcji

Demontaż stoisk targowych budowanych samodzielnie

Zgodnie z regulaminem Targów, wywóz eksponatów oraz likwidacja ekspozycji na stoisku, przed zakończeniem Targów jest zabronione.

Demontaż elementów stoiska odbywa się w godzinach określonych przez Organizatora. Wystawcy zobowiązani są do usunięcia wszelkich dekoracji użytych na stoisku (eksponaty, tablice reklamowe, bannery, plakaty wraz z taśmą dwustronną, kolorowa folia na modułach zabudowy) oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do stanu z dnia przekazania przez Organizatora.

Demontaż stoiska musi być zakończony nie później niż do końca wyznaczonego terminu przez Organizatora. Niedotrzymanie terminów będzie wiązało się z obciążeniem Wystawcy dodatkowymi kosztami. Po zakończeniu demontażu powierzchnia wystawiennicza powinna być przekazana Organizatorowi w stanie nienaruszonym, odpowiadającym kondycji powierzchni przed montażem stoiska. Z powierzchni muszą być usunięte wszystkie elementy wykorzystane do budowy stoiska, wykładzina oraz taśma samoprzylepna.
Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie uszkodzenia wynikłe z demontażu przeprowadzonego w nieprawidłowy sposób. Organizator nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie mienia Wystawcy nie usuniętego w terminie z terenu Targów przez Wystawcę.
Ekipy wchodzące na demontaż muszą posiadać identyfikatory “techniczne” (do odbioru w Punkcie Technicznym Obsługi Wystawców, na terenie PWE).
Wjazd samochodów dostawczych i ciężarowych na demontaż możliwy dopiero od godziny zakończenia Targów.

4. Informacje na temat rozładunku, przesyłek kurierskich i spedycji w PWE.

Rozładunek i transport materiałów na terenie PWE WYSTAWCY KORZYSTAJĄCY Z FIRM KURIERSKICH SĄ ZOBOWIĄZANI OSOBIŚCIE ODBIERAĆ PRZESYŁANE PACZKI.
Dostawa towarów i eksponatów targowych podczas trwania Targów musi być zakończona co najmniej na 30 minut przed otwarciem Targów, a w pozostałe dni odbywa się w godzinach montażu stoisk.
Organizator nie bierze odpowiedzialności za przesyłane Wystawcom paczki, dlatego żadna przesyłka nie zostanie odebrana od firmy kurierskiej w Punkcie Technicznej Obsługi Wystawców.

Wyłączność na usługi transportowe (m.in. poruszanie się po halach targowych wózków widłowych i innych pojazdów transportowych) mają poniższe firmy:

NETLOG POLSKA Sp. z o.o.
Rafał Skrobutan
Koordynator/ Coordinator
tel. +48 22 256 70 55
tel. +48 668 890 274
e-mail rafal.skrobutan@netlog.org.pl
www.netlog.org.pl

TRANSMEBLE INTERNATIONAL
Marcin Frontczak
tel.+48 501 710 984
e-mail marcin@transmeble.com.pl

Oficjalny Spedytor Targów wykonuje na zasadzie wyłączności usługi wyładunkowo/załadunkowe na terenie PWE z wykorzystaniem urządzeń mechanicznych tj. wózki widłowe i dźwigowe. W związku z tym, na terenie PWE obowiązuje zakaz wprowadzania na teren obiektu przez Wystawców i osoby trzecie urządzeń mechanicznych służących do rozładunków, np. dźwigi, wózki widłowe mechaniczne, bez zgody Organizatora lub Oficjalnego Spedytora Targów.

Spedytor świadczy usługi poprzez:

  • organizację transportu eksponatów, kompleksową obsługę celną,
  • rozładunki i załadunki towarów targowych zgodnie z instrukcjami wysyłającego,
  • wsparcie wykwalifikowanego personelu przy rozpakowaniu / pakowaniu eksponatów na stoisku,
  • profesjonalne magazynowanie pustych opakowań, eksponatów oraz materiałów zabudowy stoisk,
  • wynajem wózków i platform transportowych,